Content-Redaktion: So gestalten Sie alle Prozesse effizient

Gute Inhalte kosten Geld – schlechte Inhalte kosten mehr Geld. Klingt einfach, ist einfach. Und deshalb investieren weitsichtige Website-Betreiber in gute Inhalte mit nachhaltiger Wirkung für ihre Website und deren Nutzer. Bei einem größeren Projekt wie dem Aufbau eines Ratgeber-Bereiches brauchen Sie hierfür einen effizienten Content-Redaktionsprozess. Wie Sie diesen Prozess mit Ihrem Team sowie externen Mitarbeitern erfolgreich gestalten, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Im ersten Schritt führen Sie alle Beteiligten zu einem Team zusammen. Gemeinsam besprechen Sie die Ziele des Projektes, definieren die Arbeitsprozesse und finden die passenden Ansprechpartner für einzelne Aufgaben. Wir empfehlen, das erste Team-Meeting vis-à-vis und in aufgelockerter Runde abzuhalten. Eine positive Grundstimmung ist die ideale Voraussetzung für einen gelungenen Start.

Beispiel: Sie wollen einen Ratgeber-Bereich aufbauen, um Ihren Kunden mehr Service zu bieten und neue Besucher auf Ihr Angebot aufmerksam zu machen. Fassen Sie diese und alle weiteren Ziele für das Team klar und deutlich zusammen. Nutzen Sie die individuellen Kompetenzen der Mitarbeiter, damit Sie potenzielle Probleme frühzeitig beseitigen und erforderliche Ressourcen bereitstellen können.

Jedes Projekt und jedes Team hat seinen eigenen, individuellen Prozessablauf. Es gibt aber einige Arbeitsprozesse, die obligatorisch sind beziehungsweise sich bewährt haben:

1. Planung: Potenzielle neue Inhalte werden recherchiert und geplant.
2. Briefing: Jeder zu erstellende Text bekommt ein Briefing inkl. SEO-Expertise.
3. Fachinput: Das Briefing erhält Fachinformationen durch jeweilige Experten.
4. Redaktion: Der Text wird von der Redakteurin / dem Redakteur erstellt.
5. SEO-Lektorat: Der Text wird korrigiert, lektoriert und SEO-geprüft.
6. Medien–Produktion: Medien wie Bilder, Videos und Grafiken werden erstellt.
7. Abnahme: Abschließende Abnahme.
8. CMS–Pflege: Die Inhalte werden ins CMS implementiert.

Erfahrungsgemäß ist es meist sinnvoller, erst den Text und dann weitere Medien zu erstellen. So können die Redakteure wertvolle Erfahrungen aus ihren Recherchen zur Medien-Erstellung hinzufügen. Bei der CMS-Pflege müssen natürlich alle SEO-Aspekte wie Alt-Attribute oder Bildbenennungen berücksichtigt werden.

Den gesamten Redaktionsprozess übertragen Sie anschließend in ein Kanban-Board, auf das alle Beteiligten Zugriff haben. Nutzen Sie ruhig für jeden Arbeitsschritt eine sogenannte „Schwimmbahn“ und teilen Sie diese Bahn einem Verantwortlichen zu. Wenn es sinnvoll ist, kann ein Ansprechpartner auch für mehrere Bahnen zuständig sein. Ein Beispiel:

• Planung & Briefing: Projektmanager
• Fachinput: Experten
• Redaktion & Lektorat: Autor, SEO-Lektor
• Medien-Erstellung: Content-Manager, Grafiker, Layouter
• Abnahme: Projektleiter
• CMS-Pflege: Projektmanager, Autor

Mit einem Kanban-Board arbeiten Sie und Ihr Team auf sehr einfache, transparente und übersichtliche Weise zusammen. Jeder einzelne Arbeitsschritt – selbst wenn es sehr viele sind – bekommt seine eigene Schwimmbahn. Auch große Boards sind kein Problem, wenn jeder Mitarbeiter weiß, wo sein Aufgaben- und Verantwortungsbereich liegt.

Damit die Kommunikation und das Einstellen von Texten sowie anderen Inhalten möglichst reibungslos funktioniert, haben wir fünf goldene Regeln formuliert:

1. Jede Bahn hat einen Ansprechpartner (AP).
2. Nur der AP vergibt in seiner Bahn Tickets an Mitarbeiter.
3. Es gibt immer nur einen verknüpften Mitarbeiter pro Ticket.
4. Jedes Ticket ist zu jeder Zeit mit einem Mitarbeiter verknüpft.
5. Bearbeitete Tickets gehen beim Verschieben an den nächsten AP.

Zu viele Köche verderben den Brei!

In einige Prozesse mögen zwar mehrere Personen eingebunden sein – zum Beispiel bei der Medien-Erstellung. Dennoch weisen Sie das Ticket nur einem verantwortlichen Mitarbeiter zu. Nur so ist stets klar, wer für die Erledigung der entsprechenden Aufgabe sorgen muss. Brauchen Sie einen Zwischenschritt, richten Sie eine neue Schwimmbahn ein und ernennen einen neuen Ansprechpartner.

Gerade bei größeren Projekten bieten sich zwei verschiedene Arten von Briefings für die redaktionelle Arbeit an. Um alle grundsätzlichen Vorgaben zu einer redaktionellen Aufgabe übersichtlich darzustellen, empfiehlt sich ein Projekt-Briefing.

Das Projekt-Briefing legt die Rahmenbedingungen fest.

Im Projekt-Briefing definieren Sie idealerweise nicht nur formale Aspekte wie den Sprachstil, die Art der Leseransprache oder den Umgang mit Markennamen im Text, sondern auch die generelle Gestaltung des Textes auf der Website. Am besten erhalten die Redakteure eine relativ genaue Vorstellung davon, wie der Inhalt später aussehen soll – auch rein visuell, zum Beispiel durch ein Mockup – und welche Ziele erreicht werden sollen.

Ein Exposé fasst alle essenziellen Infos zu einem Text zusammen

Ins Exposé kommen alle relevanten SEO-Daten sowie die Fachinformationen, die nur diesen Text betreffen. Rein formale Aspekte stehen ja bereits im Projekt-Briefing. Dadurch erhalten die Redakteure mit dem Exposé den entscheidenden Input zum einzelnen Text in übersichtlicher Form.

Ehe es nun mit der eigentlichen Arbeit am Projekt losgehen kann, gilt es noch, die Redaktion zu schulen und die Kommunikationsmittel des Teams zu bestimmen.

Einmalig – Workshop bringt alle auf den Stand

Arbeiten Sie die Redaktion mit einem konstruktiven Redaktions-Workshop ins Projekt ein. Stellen Sie alle Mittel wie die Briefings, das Kanban-Board und die definierten Standards ausführlich vor. Holen Sie das Team mit an Bord und benennen Sie spätestens jetzt die jeweiligen Zuständigkeiten. Natürlich ist auch noch mal Platz für Fragen und weitere Vorschläge.

Regelmäßig – Redaktions-Meeting oder -Call

Gerade bei größeren Projekten mit vielen Beteiligten empfehlen wir Ihnen, regelmäßige Calls oder Meetings abzuhalten, bei denen das Team alle aktuellen Themen sowie den Status quo bespricht. Anfangs ist ein wöchentliches Meeting oder ein Call sinnvoll, später mag ein Termin pro Monat ausreichen.

Permanent – Messenger für die direkte Kommunikation

Für einfachere Absprachen zwischen allen Mitarbeitern bietet sich ein Messenger wie Slack an. Dank der direkten Kommunikation lassen sich akute Probleme oder Hilfsgesuche schnell und einfach klären.

Nun sind die Grundlagen für eine erfolgreiche Projektarbeit gelegt. Jetzt kann der eigentliche Betrieb starten: Themen und Keyword-Phrasen werden entsprechend der Content-Marketing-Strategie recherchiert und vorgeschlagen. Nach Freigabe gilt es, das jeweilige Exposé inklusive SEO-Bedingungen (bspw. Term-Abdeckung) und Fachinput anzufertigen. Dann erstellt die Redaktion die gewünschten Inhalte.

Sind Ihre Redakteure ausreichend geschult, können sie direkt SEO-konforme Texte produzieren und prüfen. Andernfalls fällt diese Aufgabe – das „Glattziehen“ – dem SEO-Lektorat zu. Bestehen größere Anpassungen am Text, muss die Redaktion diesen überarbeiten, andernfalls gibt das Lektorat den Inhalt an die Abnahme weiter.

Schleifen-Management – das gehört dazu!

Grämen Sie sich nicht, wenn Texte ein oder zwei Schleifen drehen. Hochwertige Inhalte müssen kritisch beäugt und so gut es geht optimiert werden. Das gehört einfach dazu. Zudem müssen sich gerade anfangs alle Beteiligten aufeinander einstimmen. Dank regelmäßigem Austausch läuft der redaktionelle Prozess aber bald rund.

Erstellung von Bildern, Videos und Grafiken

In der Regel ist die Produktion von anderen Medien nicht die Aufgabe der Redaktion. Allerdings kann diese bei ihren Recherchen durchaus Vorschläge für Grafiken, Videos oder Ähnliches machen – beispielsweise auf Grundlage der Inhalte der Marktbegleiter. Machen Sie funktionierende Content-Elemente mit Ihrer Website noch besser. Ohne abwechslungsreiche Inhalte kann Content nicht überzeugen.

Wichtigster Prüfstein aber: Geben Sie dem Nutzer das, was er sucht. Braucht es eine Tabelle mit Daten, dann erstellen Sie eine. Sucht der potenzielle Kunde nach einer Schritt-für-Schritt-Anleitung, dann geben Sie ihm diese – und so weiter. Nur der passende Content kann zum Evergreen werden.

Abnahme und CMS-Pflege

Zu guter Letzt prüft die verantwortliche Person jeden Inhalt final. Ist der Text soweit abgenommen und sind alle zusätzlichen Medien erstellt, wird der gesamte Content inklusive allem, was aus SEO-Sicht dazugehört, in das CMS eingepflegt.

Vielleicht mag der einen oder dem anderen der vorgestellte Redaktionsprozess recht aufwendig erscheinen. In größeren Projekten mit vielen Beteiligten ist eine solide Vorbereitung mit einer bewährten Vorgehensweise aber ebenso essenziell wie eine professionelle Begleitung der redaktionellen Prozesse.